想要執行一場具備效益及質量的活動，如何梳理活動流程？有哪些執行技巧？
如何做好預算控管？怎麼分配資源，讓活動的效益發揮到最大化？
如何創造出良好的活動體驗？是否有完整的活動架構與執行策略？
實際在規劃活動時，活動負責人所需要具備的能力，分別是「協調能力」、「換位能力」、「組織能力」。
活動開始前，需要做好「整體規劃」，在腦海中列出一張「活動整體架構流程圖」，包含每個時間點的安排，有哪些重點需要注意的？每個執行結果是否有符合活動主軸上？
好的執行策劃會在活動開始前，製作一張整體架構流程圖，才不會在活動中手忙腳亂。
可以先從活動的整體性來看，舉辦活動前有沒有整個活動的基本架構？活動的主軸是什麼？相關的預算如何分配？主要的目標受眾有誰？是否開發相關合作者？
找到對應的答案後，再進行整體的規劃架構，並善用表格，作為舉辦活動思考架構的基點。
活動的名稱及主題、確定會議場地位置、預計的日期、建立初步整體預算等，都是在初期就必須要制定好才能持續的向下延伸。
場地、交通、行銷、講師、餐飲、通訊、人事、文書，八大概算分類好主要的支出範圍後，再分配相對應的預算上限，就能有效地將成本控管在預設的範圍裡。
根據不同目標族群的特性來分析可以掌握該活動要聚焦的方向，有了清晰的主軸就不會太分散。
連結：哪些觀點會引起目標對象的興趣？
價值：目標對象在意的價值觀是什麼？
收益：目標對象可以能從該活動中獲得什麼效益？
舉凡活動邀請人、講者、合作廠商等，也就是活動的主辦單位，協辦單位和贊助廠商。
在合作關係者中，需要了解每個關係者是怎麼看待該活動，合作關係者願意參與活動必然是因為從中有它們需要的價值及共識，在合作溝通上能更精準掌握彼此的需求， 讓活動與參與者的需求點能夠契合。
如若舉辦「知識型演講」，主辦單位不應該只是單純邀請講者後就置之不理，由他自由發揮；而是與講者一起坐下來討論聚焦活動核心價值，讓講者可以更充分準備，也讓台下聽眾可以吸收到與活動主題相扣合地有效知識。
企劃：了解該活動的核心價值、派對企劃、主題名稱、舉辦類型、達成目標和績效、以及後續的延伸效益。
行銷：從活動宣傳樣式、視覺、文案、關鍵字、主要發送通路，有哪些合作方可共同發布等。
整備：團隊內需與哪些廠商聯繫，如：場地接洽、講者聯繫、辦活動公司等。
活動宣傳：社群通路、廣告曝光、文案內容、合作方的共同曝光等，針對線上行銷來設定相關的宣傳週期與目標與活動前提醒，在活動前一周、前三天或是前一天透過社群、手機、電子信件不斷提醒參與者。
合作進度：掌握每個活動關係者的情況並事先準備。如果有一方無法如期完成，是否有其他的替代備案。
現場準備：活動場地的整體情況，如舞台區、座位、動線、燈光、音樂或是筆電與投影機等現場設備的接線及轉換是否順暢？是否能夠支持活動當天的需求。
彩排演練：走場整體活動流程，從講者的上台、簡報、影片、音樂、光線的測試設備是否順暢。
活動指引：當天的動線規劃，如進場散場的路線、洗手間、座位區塊等是否有標示或是相關的指引。
活動環境：現場空調、音樂、影片放映、清潔等，一場活動再小的細節都可能是關鍵點。
活動講演：演講過程中有突發狀況發生或是針對可能被提出的問題類型，事先討論出相對應的回答。
工商連結：合作曝光與工商服務，過程中使參與者不排斥甚至引發興趣，增加曝光的機會。
活動結束後，趁著活動熱度正夯，讓社群媒體上大量轉載與分享活動的相片，花絮、重點摘要、心得等，透過媒體讓沒有參與活動的潛在客戶衍伸體驗感，將當天活動的熱度延伸並引發興趣。此外，藉此機會宣傳往後的活動，做預先曝光的準備。
舉辦活動的過程中難免會有突發狀況，為了減少意外產生，就需要先盤點活動常見的問題。
可以透過類型與情況來劃分，快速描繪出基礎的問題脈絡。
問題類型：場地、投影、音樂、人員、用戶等
問題情況：緊要、次緊要、非緊要
先將活動中可能遇到的問題填入，這樣當突發問題發生時就能夠快速應對，讓每次的活動越來越好。
在活動執行規劃中，除了活動的本質及主題，一定少不了的就是具備活動關聯的周邊規劃，其中包含了文具、講義、餐飲等，規劃的好直接讓活動質量大提升！
掌握好的以上要點，一定能讓規劃好的活動順利執行的！
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