無論是您的客戶、或是您的企業與合作夥伴需要舉辦各種形式的會議講座或商務會議，找到合適的會議空間規劃商家將使您的講座成果與眾不同，透過此篇多種高雄會議室租借指南 - 7大重點，讓您的講座會議活動脫穎而出！將幫助您找到並規劃出理想的會議場地及場地租借。從集會演講者到爭取贊助商，您的工作清單似乎永無止境，由於36％的活動策劃人員將大部分預算花費在場地租借費用上，因此選擇恰當的活動地點，往往成為規劃過程中最重要且最具挑戰性的方面之一，為了使活動計畫更簡單，道騰國際會議中心為您提供貼心的服務，幫助想在高雄會議場地租借的客戶，整理出7項會議場地租借指南，供您為下一場的公司活動、說明會、商務會議或貿易展覽會選擇合適的會議場地租借。
常見會議場地租借類型：
- 小型會議室場地(30人以內)
- 中型會議室場地(30-60人)
- 中大型會議室場地(60-80人)
- 大型會議室場地(100人以上)
- 高雄商務型會議場地
- 高雄餐宴型會議場地
- 高雄咖啡廳場地租借
- 多元複合式型會議場地
如何找尋優質推薦的高雄會議場地?
A.找尋優質高雄會議場地租借的7大注意事項
B. 規劃一場完善的會議場地預算
C. 如何組織一場成功的會議？
- 基本會議前準備清單
- 主講人
- 主辦單位
D. 掌握7個參觀會議空間時需要了解的事項
1. 會議場地位置是否交通方便？
在選擇一個好的活動場地時，除了讓所有會議參與者方便到達、也方便停車外，專業的會議場地租賃也需提供完整的交通資訊，並專注於滿足客戶的需求，會議租借者千萬不要低估交通的重要性，如果場地租借地點無法提供讓客戶方便的地理位置資訊或者顯著的停車場標示，可能常常會使得會議報到時間拉長進而除了造成內部時間成本提升更可能讓客戶不滿意度上升，如果在會議規劃前會議廠商業者有主動提供該區域交通地理位置圖可使會議進行前順利。
Pic 1.道騰國際提供詳細交通資訊
高雄道騰國際會議中心均會幫助客戶提供完善的交通地理位置及捷運路線圖方便客戶找到會議中心及會議場地周圍的停車狀況及參考價目表，可以讓客戶在會議開始前順利評估從捷運站到中心所需要路程時間。
*優質的高雄會議場地租借空間帶給客戶的價值：
- 會前完善會議準備
- 租借場館詳盡地理交通位置圖
- 簡化客戶會議預約及準備事項
- 提升客戶會議準備效率
- 協助客戶完善會議場控
- 降低客戶會議不確定性
想了解更多道騰國際的價值嗎？
請觀看道騰國際會議中心簡介
2. 確認舉辦的會議場地是否符合需求？
會議場地提供者眾多且參差不齊如何透過高效率找尋到一個真正符合自己或企業需求的會議場地十分重要
專業的高雄場地租借推薦會議中心提供常見的會議類型包含：
- 記者發表會
- 商務會議
- 講座研討會
- 產品說明會
- 課程講座
- 靜態展覽
- 員工教育訓練
- 攝影拍攝
- 電影場地取景
- 教室場地租借
- 精品發表會
- 商務餐會包廂場地
有的高雄場地租賃空間適合靜態、有的則適合動態，如此的區分場地才能避免使用到不適合的場地無法將產品內容價值發揮，所以每次的活動都必須根據不同需求來量身定做尋找適合的高雄會議場地租借。在開始尋找場地之前，請先訂下會議空間租借預算，以避免受到權限之外、相較之下更昂貴的場地所誘惑。同樣，在選擇便宜的場地時也需要留意場地設備租借費用及場地實際狀況，以避免會議之後您必須妥協於須付費才享有的服務、被隱藏的費用所困擾或找找到一間場地實際狀況與圖片不符的會議空間場地。選擇一個物有所值的講座場所，提供一流的會議場地設施、場地設備、場地顧問、餐飲和服務，花點時間瀏覽客戶的推薦書並檢查其憑據，例如會議場地最近是否獲得行業獎項是否為政府機關單位推薦的會議場地空間，就是為會議講座質量提供一個很好的說明。
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道騰提供多樣化場地會議空間
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許多優質育成中心及政府機關單位使用道騰國際會議中心
道騰國際共享空間提供專業高雄會議室空間及高雄場地租借服務為許多大專院校育成中心、創業加速器、高雄市青年局、商務講座菁英等等提供完善且優質的高雄會議場地租借，我們可以為您的企業講座加值。
3. 租賃的會議場地是否有人數上的彈性空間？
舉辦活動最害怕的就是報名人數與預估人數不符，相較於人數刪減，若是人數增加許多呢？若場地空間能有更多的彈性配套方案，便是十分重要，例如道騰國際會議中心提供高雄場地租借10人小型會議空間、高雄場地租借50人中型會議空間及高雄場地租借100人以上大型會議空間出租、高雄場地租借200人以上商務會議場地及說明會場地，多元且彈性的場地租借符合各種型態會議型態需求，在道騰會議中心內開會或辦講座永遠不需擔心人數上的變動，只要事前的提出我們都可以協助妥善安排進行場地上的調整。
4. 租賃場地的人員服務協助品質？
大家都想辦一場高水準、高品質的會議，所以在研討會或說明會的場地租賃上若有專屬秘書團隊，從前置場地設備準備期便可幫忙針對客戶需求空間、桌椅排置及場地 設備並幫助活動曝光，甚至在當天活動整體流程進行時可大大提升會議品質及形象，以上的服務品質都是您需要留意的，最重要的是道騰國際非常注重客戶的會議品質都會協助客戶在會議或講座前需要進行溝通討論的地方，道騰國際已協助超過500場以上的會議及講座場次，每一個會議場次的用心及經歷我們都相信是未來能為客戶帶來一場高水準的會議服務而做的準備。
5. 租賃場地提供的設備及服務是否完善？
優質的場地供應方除了幫忙提供相關硬體設備，例如：LED TV、投影機、麥克風、桌椅、導引牌…等，更重要的是軟性的場地租借服務內容，例如餐點服務、危機處理、訪客接待與引導、空間管理規劃、場地顧問諮詢...etc. 我們匯集每一次的會議場地使用者經驗內化為會議空間服務經驗，讓客戶無論是各種的會議場地型式都能夠妥善支援，會議前的音響設備測音、會議中的茶水餐點支援或者場控接待服務、會議後的離場導引一切都是我們的價值服務，場地空間使用的即時支援更不在話下。
租賃會議場地軟硬體設備提供Check List:
- 高感度無線麥克風
- 軟硬體式會議視聽設備
- 高速無限Wifi網路且可多人使用
- 投影機及筆電訊號轉接頭
- 秘書場控服務
- 茶水餐點代訂服務
- 高畫質HD TV
- 筆電、白板、投影機、投影筆
- 移動式桌椅
- 教師休息空間
- 學員餐食區
- 小型討論區域
- 休憩區域
- 全自動手沖咖啡機(加值服務)
6. 是否有提供多功能場域空間？
會議場地及其他多元空間的轉換與應用，在舉辦一天或一天以上的會議來說是不可或缺的！對上了一整個早上的講師來說，有一個舒服的<休息室>能短暫放鬆、並準備下午的課程是很棒的；對學生來說也一樣，是否有適合的空間能夠安靜的複習、小憩或者用餐，對於滿足租借及包場同樣重要。對於較大型的活動，若是場地供應方可以提供足夠的會議空間、會議廳、餐廳、住宿及室外空間或休閒設施將更適合您的需求。
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道騰國際提供茶水餐廳空間
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道騰國際提供講師休息空間
7. 場地供應商的信譽及對客戶的重視？
在舉辦會議前，建議可以上網搜尋一下場地供應方過去的顧客評論及反應，來了解是否如同廣告或官網所說的一樣，避免產生圖文與實際租借狀況相差甚遠的情況。
找到所需的會議場地中心後，請注意場地的銷售團隊對您詢問時的回覆速度，這很可能表明整個預訂場地過程中服務狀況的優劣，您還需要考慮在預訂場地之前親自進行實地考察，以便親自查看並判斷該會議場地是否符合您的要求。
道騰國際會議中心依會議人數提供適合的場地型式：
- 2-4人VIP討論室會議空間
- 8-12人小型會議室空間
- 10-30人多功能會議空間
- 30人講座型教室空間
- 50人講座型教室空間
- 70人講座型教室空間
- 100人展演空間
- 120人中大型產品發表會
- 商務餐會型包廂
- 咖啡廳型包場場地
若是想了解更多的會議室租借專業及價值服務，歡迎與我們諮詢！
準備一場優質的講座活動需要考慮到許多隱形成本上的問題，因此在眾多高雄會議場地出租中，找到一個符合大眾需求的優質會議場地往往是很大的挑戰，在道騰國際會議中心，我們瞭解客戶會議空間租借上的痛點並一站式解決客戶在高雄演講場地租借、場地空間服務、會議人力資源安排及會議科技使用上所遇到的困難，我們能有效率地解決客戶在會議場地租借上所遇到的問題，讓客戶可以專注於會議內容上的準備，進而提升客戶會議或展覽的品質。
Source from: 道騰國際會議中心
在預算的規劃上，超過36％的會議規劃者會將大部分預算用於會議場地租賃，所以選擇一站式及專業的會議場地租賃服務商可以減少許多隱藏的會議成本及避免造成預算上的浪費，最重要的是您邀請來的貴賓可以感受到您企業在會議準備上的用心準備。
規劃一場完善的會議場地預算需要考量的Check List:
- 場地空調/加班費用
- 交通費用
- 場地租賃費用
- 講師費用
- 住宿費用(if Applicable)
- 講義、文具、道具...等雜項費用
- 人事成本
- 餐飲費用
- 通訊成本
- 網路行銷費用
- 高品質的咖啡或茶水服務
如何組織一場成功的會議？
組織會議計劃清單:
基本會議前準備清單：
- 會議名稱及主題
- 確定會議場地位置
- 設定會議日期
- 確定每日開始和結束時間
- 建立初步會議預算
主講人：
- 申請行業專家作為主題演講者
- 創建潛在發言人的初步清單
- 與潛在的演講者聯繫
- 最終確定演講者名單
- 安排演講者的教材或文具講義送貨期程
- 通知發言人日程安排
- 發出正式邀請
- 與發言人談判合同
- 預訂住宿
- 旅行協助
- 安排演講者的接待和交通
主辦單位：
- 安排會議團隊和委員會
- 安排付款系統
- 系統化人員配備，志願者/員工註冊
- 建立參加者登記制度
- 為員工/志願者安排住宿
- 建立參與者的初步清單
- 計劃娛樂活動，安排宴會餐廳
- 確定每個會議日的活動時間表
- 最終確定參與者/參與者列表
- 安排參與者/與會者的住宿
- 佈置會議場地地點
- 安排所有必要的物品購買
- 向所有與會者發送邀請
- 安排和預訂視聽設備的技術人員
- 安排和預定技術人員以解決IT /互聯網需求
- 燈光及音響設備確認
- 測試所有設備
Information Collected by DT Space Team
掌握8個參觀會議空間＆高雄場地租借時需要了解的事項：
- 會議中心接待處和場地服務代表人員對您的歡迎是否親切？
- 場地是否乾淨，整潔及保養良好？
- 會議場地附近有停車場嗎？方便停車嗎？
- 距離大眾交通運輸步行距離多遠？
- 會議場地服務業者可否幫忙代訂餐點、飲品、點心或客製化的餐點服務嗎？
- 企業培訓和會議設備或服務是否滿足您的會議需求？
- 租借的會議室或會議場地是否有可以用於分組討論或講師休息室的外部空間？
- 了解場域使用規定是否有加班條款 ?
===道騰國際為您把關會議相關的事===
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“我們不是在單純出租空間 而是相信我們可以幫助別人成長” |
- Dao Teng Space -
若您需要瞭解其他相關會議方案，也可直接到我們高雄會議空間官網查詢，在道騰國際，以上都能完美協助，不只提供給您最舒適的＜活動空間品質＞，專業的秘書群深知不同需求面向，更能體現您真正需要的＜價值型服務＞
道騰國際會議中心官方網站：
https://www.daoteng.org/conference
民權會議中心
電話：07-2626261 #77
Email: sales@daoteng.org
假如您在尋找以下高雄空間租借可諮詢道騰國際會議中心：
道騰國際會議中心會議場地租借注意事項：
- 會議場地洽詢貨場勘：Mon-Fri 9am~6pm。
- 會議場地租賃使用時間：Mon-Sun 9am~9pm。
- 若超過時間需加收場地及人員加班費，超用以30 mins 為單位。
- 若是造成場地毀損或髒亂會酌收額外清潔及修繕費用。
租借範圍
- 辦公室或其他區域未屬租賃之租借範圍，租借單位請勿進入。
- 最大會議空間租借範圍人數上限為120人，為空間容留人數之舒適與安全考量。
- 非預約之空間請勿使用。
場地預約及取消
- 請於租借時間起始提前1週前申請預約場地。
- 場地確認需支付場定租金之30%為訂金。
- 若因非可抗拒之因素取消會議則全額退費。
- 場地預約完成後，若申請單位有時間上之異動，請於租借時間起始一週前告知需延期時間或取消，否則會造成訂金之沒收。
- 如活動日期遭遇颱風或豪雨來臨，依行政院人事局公佈之停班停課標準決定是否照常營業，租借單位可選擇取消或擇期舉行。
場地租借注意事項
- 租借企業或人員應盡善良使用人之責任。
- 若導致活動場地硬體或軟體設備之人為損毀，租借單位或人員應負起一切損害賠償之責任。
- 如有下列情事者，場地出租方可停止借用會議場地。
- 所舉行活動有違政府相關法令、或危害公共安全者。
- 場地使用與申請內容不符
- 將場地轉借他人使用者
- 使用期間損害設施或超過租借時段而未申請者
- 造成場地出租方過多麻煩或不合理要求者
- 學員不遵守場地規範
- 擅自使用其他場域未經同意者
- 可協助代訂餐點，服務費用另計。
- 可協助代訂飲料。
- 室內場域全面禁止吸菸。
- 如活動日期遭遇颱風或豪雨來臨，依行政院人事局公佈之停班停課標準決定是否照常營業，租借單位可選擇取消或擇期舉行。
1. 場地是否可以取消？
Ans. 需於一週前告知，可全額退費
2. 如何確定預約成功？
Ans. 支付訂金約費用的30%，秘書會寄出信件做確認
3. 場地遇到延遲或加班是否需要額外費用？
Ans. 若非不可抗拒之因素，場地延遲會有費用的產生
4. 是否有長期配合之會議專案？
Ans. 有的，可洽各館秘書諮詢
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