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數位轉型:您已進入一個行動辦公室的時代

Posted by 道騰 on 2022/7/31 上午 10:24:00

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_ 數位轉型:「您已進入一個行動辦公室的時代。」_

 

2020公司面臨最嚴峻的挑戰──新冠肺炎(Covid-19),

兩年之中,我們可以觀察到所謂:「危機即為轉機。」

許多公司為了防止疫情擴散而選擇讓員工「WFH」(Work From Home)。

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據統計在 5-10 月期間,美國有薪工作中有超過50%都改為居家辦公,

從調查來看,即使在大流行結束後,全職工作者中仍有 20% 將維持遠距工作模式,與大流行前的 5% 相比明顯成長。

其中也有許多國際知名公司,例如:

Google 新任CEO Sundar Picha可能可以永遠都是居家工作──可以不必再回到辦公室了。


這時候公司面臨了該如何讓居家辦公能夠順利進行,

所以許多公司採取『數位轉型』

其中的一個重點會放在行動辦公室上。

那該如何一步一步建立行動辦公室呢?

這邊小編為大家統整,並且透過步驟化來清楚展現。

  •  
  • 步驟一

    了解自己公司對行動辦公室的需求

    企業要先釐清自己的公司需要怎麼樣的辦公室,包括空間的備至、設計和如何結合組織文化。

     

    步驟二

    深入了解公司目前資訊化的程度

    “資訊化”是行動辦公室的基石,要了解公司內甚至是公司利害關係人的設備建設是否完整。

  • 另外技術人員的技術能力和企業後端的Database是否穩固也是重點。

     

    步驟三

    選擇適合公司的系統整合服務廠商

    建置一個完整的行動辦公室是非常複雜的,不管是軟體或是硬體設備,

  • 所以這時候找一家系統整合服務廠商一是非常重要的。

     

    步驟四

    企業文化塑造與持續員工教育

    行動辦公室對於員工來說是項大改變,

  • 所以當企業文化強調的是“創新“、”挑戰“,

  • 當這樣的社會文化深植員工心中時,也能索館短員工在改變習慣的陣痛期。

     

    步驟五

    績效評估

    成功的行動辦公室不只是節省成本及提供員工的便利性,

  • 同時還必須能滿足企業的需求,真正為企業帶來效益,

  • 所以需要透過評估了解員工滿意、顧客滿意、潛在業務。

  •  
  •  
  •  

  • 這邊我們來討論一下,企業內部該做出哪些改變?(甚至可以說是升級!)
  •  
  • 我們會將之分為兩部分──
  •  
  • 第一部分為設備層面、另一方面為企業文化層面
  •  

          設備層面

使用時機 行動辦公室替代方案 需要設備
會議洽談 遠距會議 視訊會議系統
資安保護 高層及遠距防護 防火牆
電話聯繫 手機即為桌機 行動分機
資料傳輸 隨時隨地登入桌面 虛擬桌面
(表由道騰國際共享空間整理)

接下來讓我們一一爬梳:

  1. 視訊會議系統
    563646-1-NP3XF(圖翻攝自GOOGLE)


    透過不同地是的遠端裝置,譬如手機、筆電或是會議設備,可以串連匯集於同一畫面。
    視訊會議系統在業界行之有年,
    因為跨國公司也是需要仰賴視訊才能和上他分公司進行會議。

    但現在許多企業都將視訊系統改為視訊軟體,例如:ZOOM、Google Meeting 等等。

  2. 防火牆

    遠距辦公並不是每位員工發放一台筆電如此簡單,
    當職員將筆電帶到咖啡廳甚至在家中使用,
    究竟可能會遇到怎麼樣的危機?

    情境 危機
    網路連線 重要資料被竊取的可能性增加
    使用者行為

    點擊釣魚信件,致使電腦處於暴露危機之中

    (表由道騰國際共享空間整理)

    此時裝置上的防火牆也將變得無比重要,( 當然防火牆平時就十分鐘要啦,不可掉以輕心吶 )
    可究竟,防火牆有哪些的功用呢?

    功能 效果
    阻擋未經授權連線 避免企業資源遭竊
    頻寬管理 可依據不同流量需求來分配流量 ( 如:視訊會議需求較大 )
    網頁過濾 避免意外存取高風險網站
    垃圾信阻擋 降低點擊釣魚信件的可能
    入侵偵測 偵測是否為網路攻擊
    (表由道騰國際共享空間整理)

     

  3. 行動分機

    現今通訊軟體發達,但在職場上或是公司間仍是透過電話或是E-mail聯繫

    但以行動辦公室來看,辦公室分機就變成了一個痛點
    所以許多公司推出行動分機APP。

    那有什麼情境會需要使用到行動分機功能呢?

    『情境一』
    今天在家工作,廠商打公司分機給我,仍可以透過手機來接聽。

    『情境二』
    今天休假,同事仍可使用他的手機代接,
    這也是所謂分機共振功能。

    那行動分機究竟還有哪些優勢呢?

    功能 效果
    透過網路進行通話 達到節費電話的效果可有效降低高達40%的話務費用
    同號共振 辦公室分機電話與手機同時響鈴,不漏接重要電話
    顯示黑白名單

    黑名單:阻擋騷擾電話

    白名單:撥通指定分機

    多人電話會議 團隊即時確認與交流訊息
    (表由道騰國際共享空間整理)

     

  4. 虛擬桌面

    因應行動辦公室和出差的需求,不管何時何地,可以登入自己的桌面。
    而且當虛擬桌面結合商務雲端
    這樣就不會有資料是保留在PC端上,這樣也大幅降低PC遺失而造成資訊外洩的風險。
    那麼,有哪些廠商提供類似服務呢?
    像是 Amazon Workspace 就有同時結合雲端服務,可以依循參考。


這邊我們解釋完『設備層面』,

現在我們來討論企業文化在這個時代底下該如何因應。

企業文化層面

行動辦公室會讓大家所熟悉的工作模式完全顛覆,

多種職場關係的改變。

這場變革究竟有多巨大呢?

 

「這是自第二次世界大戰期間,女性開始集體進入職場工作以來,最大的勞動方式改變。」

──澳大利亞經濟學家 Tim Harcourt

 

所以在這樣轉變的陣痛期,公司的企業文化將如何建立或改變呢?

編想,第一個待解決的問題應該是──職場向心力。

因為居家辦公之後,大家的注意力將會回到有關自己的事物上,而因空間距離,同事間也會減少人際交流,所以內部問題也將首當其衝。

而第二個問題則是對外的部分──面對廠商、客戶,我們該如何適應?

廠商和客戶對於公司而言屬於外部影響力,對企業而言屬於較不易控制的因素。

可能遇到的情況:要找的職員在家辦公,無法當面開會。

所以在公司徹底實施行動辦公室之前,需要建置完整相應的設施或是軟體外,更需要和自己的客戶、廠商作出完善的溝通和告知。

在充分了解行懂辦公室是如何被建置起來的後,我們接下來可以討論面對2020新冠肺炎疫情,因應行動辦公室的崛起,或許也帶動了哪些商品的銷售進而影響的全球產業經濟?

如商用需求強勁,筆電和平板的需求遠大於供給,而這波需求帶起了面板的概念股也跟著大漲。

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行動辦公室的發展和未來的趨勢。

因為行動辦公室的崛起,這代表大型、公司擁有的辦公室及將沒落,

許多產業也看上這樣的商機,紛紛提出行動辦公空間服務。


飯店業為例,受到2020的新冠狀病毒疫情影響
 
許多遭受重擊的飯店和旅館將其空房改裝成出租辦公室。
 
leonardo-1050429-London_West_Hollywood_Entrance_O-989158-2(圖翻攝自GOOGLE)
 
譬如,洛杉磯比佛利──倫敦西好萊塢開放新的辦公室空間,將房型轉為私人辦公空間。

租期 按月也可以長期
招租對象 個人也可以是當地企業
特色

1. 不需要繁瑣的租賃協議

2. 不需要保證金

(表由道騰國際共享空間整理)

 

除了國外的飯店業者,台灣也有飯店業者在透過改造房原來抵抗疫情帶來的衝擊。

福華在2020年5月底宣布規劃『Hotel to Office』遠端辦公室專案,也有客房調整為會議室。

3174_16060713510043229984(圖翻攝自GOOGLE)

其業者規劃如下:

時間 上午8點至下午6點
費用 1500元/人;1800/2人
福利 滿20天即贈台北福華住宿券一張
精選午餐餐盒(新竹、台中、高雄)

只要加價1000元可睡到隔晚(翡翠灣&石門水庫)

(表由道騰國際共享空間整理)
 

除了飯店業,餐飲業也有嘗試改變一些內用模式

餐飲業龍頭星巴克為例──

星巴克在東京開設專門為行動辦公者提供完善的場地、設施和服務。
03-105676(圖翻攝自MATCHA)

合作廠商 Think Lab
場地特色

1. 封閉的單獨工作區域

2. 面積較大的會議空間

服務特色

1. 可以使用app預訂、付款和解鎖空間

2. 以15分鐘為一單位來保留單獨的工作區域

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(圖翻攝自MATCHA)

還有另一種類型──無人咖啡廳

CoCo Office行動辦公室,外型有點類似個人ktv和電話亭的設計,

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因為易組裝、無裝潢和空間小,很方便擺放在商場、捷運或其他閒置空間。

空間中配置書桌、無線網路、插座、LED檯燈和椅子,

 

讓臨時需要辦公出裡事務的上班族也能『溜』進去裡面緊急處理一下
 
你可能會有個疑問?
咦?這不是無人咖啡廳嗎?
那咖啡在哪裡?
 
CoCoOffice選擇在行動辦公室旁設置許多販賣機,支援多種付費方法。
 
在許多小隔間外,也有座位區,讓大家有空間討論企劃案或是報告。
 
最特別的是所有CoCoOffice都是採用無人服務,
完全正中路的趨勢。

而CoCoOffice提供四種工作環境

來因應各需求的人

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  • 旗艦機筆電板
  • 旗艦桌電板
  • 標準筆電版
  • 標準桌電板

下表為 CoCo Office 行動辦公室資訊的整理

體驗地點 捷運松山站1號出口往下走
營業時間 每天6:00-22:00
服務費 免費
網站 http://www.cocobar.com.tw/cocooffice.html

 

談完餐飲業的因應辦法後,接下來我們汽車產業為例

日本大廠Nissan對於行動辦公室也有自己獨到的看法。

 

基於『行動辦公室』的理念,

Nissan在2021年推出一款名為『NV350 Caravan Office Pod Concept』的概念車款:

d5399646(圖翻攝自Nissan)

這款車款是基於現行販售的NV350而改裝的概念車,

而他們藉由車款想主打的概念「全世界都是我的辦公室」,

是不是很新奇有趣?

而「NV350 Caravan Office Pod Concept」的不同之處,

在於「簡易辦公室」和「車頂偷閒」的設置。

 

車內的簡易辦公室

以「全世界都是我的辦公室」作為最高準則所設計的車款,自然要具備辦公的能力。

Nissan選擇在NV350的尾廂增設一個可滑輪移出的辦公桌,

因為空間配置上的不足,這張辦公桌上能擺放的用品著實不多,

能擺放的只有一組桌上型電腦人體工學辦公椅,

但對於社畜疲乏的我們來說,這樣的辦公空間似乎也已足夠!

 

偶爾也要車頂偷閒

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(圖翻攝自Nissan)

這台概念車內建了可折疊式樓梯,讓人車主可以爬到車頂的休閒區,

在車頂有『遮陽傘』的配件,讓辦公閒暇之餘可以到車頂享受日光浴,

著實為『社畜的偷閒時光』!

 

『NV350 Caravan Office Pod Concept』目前是仍定位在概念車款,未來是否會量產仍是個未知數。

但有以下兩個原因讓『NV350 Caravan Office Pod Concept』有機會正式上市:

1.  NV350 在日本一直是銷售潛力極強的車款

2. 疫情的嚴重化讓日本的辦公室無法回到疫情爆發前的情況

說不定Nissan會在日產汽車產業吹起一陣『行動辦公室』的風潮。

 

看完『社畜』標配的行動辦公車,現在我們來看看『董仔』級別的豪華行動辦公室──

2020年加拿大車廠Inkas宣佈即將推出「VIP Mobile Office」,號稱『最安全豪行動辦公室』

大家可能對這個加拿大品牌不是很熟悉

Inkas有很高的防禦水平,甚至可以為乘客內擋住子彈和手榴彈的攻擊。

但這次「VIP Mobile Office」所提供的服務,和以往印象截然不同。

Inkas以大空間的2020 Mercedes-Benz Sprinter為基礎,所以車上所能規劃的空間較比 Nissan NV350 Caravan Office Pod Concept大出許多。

車廂內放有一張L型的辦公桌、以及4張可調式獨立座椅,也具備了2張45吋的智慧電視。

62b1d8d0-161c-11eb-a74b-98fb4a4180b8-2(圖翻攝自Inkas)

62bf4650-161c-11eb-a9ae-907cdcdefb60(圖翻攝自Inkas)

 

 

除了在飯店、咖啡廳甚至是車上辦公外,

難道我沒有其他的選擇嗎?

其實有的!!

道騰國際共享空間以長期或是短期租借辦公室、會議室和活動場地!

我們有提供最貼心的秘書服務,為您繳付電費等雜費,讓您將心思專注放在工作上。

同時也提供相關諮詢服務,當創業路上遇上一些問題和疑問,我們有專業人員和您一起討論。

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Topics: 遠端辦公, 降低辦公室成本, 找共享辦公室, 商務中心推薦

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