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高雄會議場地租借7大重點

Posted by Mr. Kuo on 2019/10/23 上午 10:47:54
Mr. Kuo

       無論是您的客戶、或是您與合作夥伴需要舉辦大型會議講座時,適當的會議空間規劃將使您的成果與眾不同,透過7大重將幫助您找到並規劃出理想的會議場地。從集會演講者到爭取贊助商,您的工作清單似乎永無止境,由於36%的活動策劃人員將大部分預算花費在場地費用上,因此選擇恰當的活動地點,往往成為規劃過程中最重要、且最具挑戰性的方面之一,為了使活動計畫更簡單,道騰國際會議中心為您提供貼心的服務,幫助想在高雄租借會議場地的客戶,整理出7項會議場地租借指南,供您為下一場的公司活動、說明會、商務會議或貿易展覽會選擇合適的會議場地。


租借會議場地7大注意事項

  1. 位置是否交通方便?
  2. 場地是否符合需求?
  3. 場地是否為彈性空間?
  4. 服務協助品質?
  5. 設備及服務是否完善?
  6. 多功能場域空間?
  7. 信譽及對客戶的重視?

1.會議場地位置是否交通方便?

        在選擇一個好的活動場地時,除了讓所有會議參與者方便到達、也方便停車外,專業的會議場地租賃也需提供完整的交通資訊,並專注於滿足客戶的需求,會議租借者千萬不要低估交通的重要性。

2. 確認舉辦的會議類型場地是否符合需求?

        常見的會議類型包含:記者發表會、研討會、說明會、課程講座、靜態展覽、員工教育訓練、攝影拍攝、私人派對、私人會議、家教…等,有的場地租賃空間適合靜態、有的則適合動態,每次的活動都必須根據不同需求來尋找適合的場地。

        在開始尋找場地之前,請先訂下預算並遵守,以避免受到權限之外、相較之下更昂貴的場地所誘惑。同樣,在選擇便宜的場地時也需要留意,以避免會議之後您必須妥協於須付費才享有的服務、或被隱藏的費用所困擾。選擇一個物有所值的場所,提供一流的設施、場地設備、場地顧問、餐飲和服務,花點時間瀏覽客戶的推薦書並檢查其憑據,例如會議場地最近是否獲得行業獎項,這就是為質量提供一個很好的說明。

3. 租賃的會議場地是否有人數上的彈性空間?

        舉辦活動最害怕的就是報名人數與預估人數不符,相較於人數刪減,若是人數增加許多呢?若場地空間能有更多的彈性配套方案,便是十分重要,例如道騰國際會議中心提供高雄地區10人左右小型會議空間、30-50人中型會議空間及100人以上大型會議空間出租,場地租借多元且能彈性的符合各種型態會議型態需求。

4. 租賃場地的人員服務協助品質?

        大家都想辦一場高水準、高品質的會議,所以在場地租賃時若有專屬秘書團隊,從前置準備期便可幫忙準備您的需求空間、桌椅排置、並幫助活動曝光,甚至在當天活動整體流程進行時可大大提升會議品質及形象,以上的服務品質都是您需要留意的。

5. 租賃場地提供的設備及服務是否完善?

        優質的場地供應方除了幫忙提供相關硬體設備,例如:LED TV、投影機、麥克風、桌椅、導引牌…等,更重要的是軟性的場地租借服務內容,例如餐點服務、危機處理、訪客接待與引導、空間管理規劃、場地顧問諮詢...etc。

6. 是否有提供多功能場域空間?

       會議場地及其他多元空間的轉換與應用,在舉辦一天或一天以上的會議來說是不可或缺的!對上了一整個早上的講師來說,有一個舒服的<休息室>能短暫放鬆、並準備下午的課程是很棒的;對學生來說也一樣,是否有適合的空間能夠安靜的複習、小憩或者用餐,對於滿足租借及包場同樣重要。對於較大型的活動,若是場地供應方可以提供足夠的會議空間、會議廳、餐廳、住宿及室外空間或休閒設施將更適合您的需求。

7. 場地供應商的信譽及對客戶的重視?

        在舉辦會議前,建議可以上網搜尋一下場地供應方過去的顧客評論及反應,來了解是否如同廣告或官網所說的一樣。

        找到所需的會議場地中心後,請注意場地的銷售團隊對您詢問時的回覆速度,這很可能表明整個預訂場地過程中服務狀況的優劣,您還需要考慮在預訂場地之前親自進行實地考察,以便親自查看並判斷該會議場地是否符合您的要求。


        準備一場優質的講座活動需要考慮到許多隱形成本上的問題,因此在眾多高雄會議場地出租中,找到一個符合大眾需求的優質會議場地往往是很大的挑戰,在道騰國際會議中心,我們瞭解客戶的痛點並一站式解決客戶在高雄演講場地租借、場地空間服務、會議人力資源安排及會議科技使用上所遇到的困難,我們能有效率地解決客戶在會議場地租借上所遇到的問題,讓客戶可以專注於會議內容上的準備,進而提升客戶會議或展覽的品質。


高雄場地活動預算規劃

Source from: 道騰國際會議中心

在預算的規劃上,超過36%的會議規劃者會將大部分預算用於會議場地租賃,所以選擇一站式及專業的會議場地租賃服務商可以減少許多隱藏的會議成本及避免造成預算上的浪費。

道騰國際會議中心貼心整理6個現場參觀時需要了解的清單:


1. 會議中心接待處和場地服務代表人員對您的歡迎是否親切?
2. 場地是否乾淨,整潔及保養良好?
3. 會議場地附近有停車場嗎?方便停車嗎?距離大眾交通運輸步行距離多遠?
4. 會議場地服務業者可否幫忙代訂餐點、飲品、點心或客製化的餐點服務嗎?
5. 企業培訓和會議設施是否滿足您的會議需求?
6. 租借的會議室或會議場地是否有可以用於分組討論或講師休息室的外部空間?

線上顧問諮詢

在道騰,以上都能完美協助,不只提供給您最舒適的<活動空間品質>,專業的秘書群深知不同需求面向,更能體現您真正需要的<價值型服務>

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