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● 共享辦公室與傳統辦公室差異在哪? 5大構面解析讓您一次搞懂

Posted by C.D Lin on 2019/8/26 上午 11:15:38

在歐美盛行已久的共享辦公室，開始也在台灣掀起了一股熱潮，對於常年待在傳統辦公室的企業是一個全新的選擇，對於近年來越來越多的熱血創業家，也是一大吸引力，了解共享辦公空間的運營模式可以幫助企業判斷是否適合在這種環境下工作。

不過在這股熱潮背後，其實還是很多人不了解共享辦公室與傳統辦公室差異到底差別在哪裡或者 共享辦公室是什麼的模式？而對於正在找辦公室的你一定也曾猶豫過到底要選擇傳統辦公室或是傳統分租辦公室；還是希望跟著潮流趨勢轉向最近很火紅的共享辦公空間，但是卻又對這個新興的 共享經濟概念 不了解....

以下就讓我們來為你分析其中的差別：

共享辦公室與傳統辦公室的差別在哪？

共享辦公室與傳統辦公室的差異可以依五個構面面向來討論，一、成本結構 二、便利性 三、機能性 四、資源及獨特性  五、風險承受，藉由這五個構面面向可以清楚釐清出究竟共享辦公室與傳統辦公室的差異在哪。

共享辦公室 vs. 傳統辦公室
  1. 成本結構
  2. 便利性
  3. 機能性
  4. 資源及獨特性
  5. 風險承受

共享辦公 VS. 傳統辦公模式 機能分析圖

Source From DT Space Team

1. 成本結構 - 租賃辦公室租金結構

傳統辦公室 (Traditional Office)    

傳統辦公室的租期通常都是一年為單位來計算的，最低單位為一年，其租金結構除了每月的固定租金外還包含其他例如水電、日常維修及運營費、大樓管理費、裝潢費用、硬體設備費用、裝潢還原及拆除費用...等等。

租用傳統辦公室，基本上你會需要從零開始建立公司專屬的工作空間，從格局到設計都要親自構思和著手進行，除此之外，還有代表公司門面的接待或櫃檯秘書等行政人員，都會需要另外聘請，因此建構一間辦公室的成本將會大大提高。

共享辦公室 (Shared Office)

而共享辦公室因為空間大、人潮有流動性，所以租期彈性相對高很多，最低甚至可只承租１個月，而租金相比之下當然是更划算的，其租金結構僅為每月固定租金、公電分攤及所使用之加值服務費用，因為省去了辦公室許多行政管理及建置費用所以可以使企業更快速投入市場及銷售產品，共享辦公提供更彈性及快速服務讓客戶可以專注於本業上。

比較兩種模式，共享辦公是的吸引力在於除了降低了每個企業所需負擔的租金，這點對於初期資金還不穩定、創業成本有限的創業者，或人數不多的小型企業具有相當大的吸引力，甚至更提供許多便利性及加值性的服務讓所有企業更能快速投入市場進行作業。

在 道騰國際共享辦公室，除了高CP值以外，你需要在傳統辦公室自己來的工作，道騰服務團隊都能夠提供專業服務幫你輕鬆解決，甚至還能夠提供你更進一步的行政支援服務，可以非常有效的降低你不必要的開銷和成本。

成本結構 傳統辦公室(60p) 道騰國際共享辦公空間
大樓管理費 V X
水費、電費  V  V
秘書費  V  X
室內清潔費 V  X
硬體租賃 V  X
場域維運費 V  X
空調設備維運費 V X

Source From DT Space Team

選擇道騰國際共享辦公可以省下許多辦公行政及雜費，共享辦公業者提供一站式辦公費用管理服務，可為創業家及外商企業省下許多成本及麻煩性。

| 延伸閱讀：找辦公室前千萬別忽視了資金及預算的管理

2. 便利性- 辦公硬體設備

傳統辦公室 (Traditional Office)

有租賃過辦公室的人一定知道，通常房東會提供辦公室的設備或設施不多，通常許多辦公的硬體須另行添購或建置，例如：通信設備、網絡設備、辦公傢俱、隔間配置、機能空間、文書事務機等等...都需另行備妥，這對於專注在市場業績的企業來說是個很頭痛且耗時的作業程序。

共享辦公室 (Shared Office)

有別於傳統租賃辦公室的模式，在 道騰國際共享辦公室 則是提供全面的辦公室配套，舉凡從辦公桌椅、事務機、網路線、電話線、會議室、接待室、多功能空間甚至秘書服務都有專業服務團隊為您一手包辦了，你只需要拎著公事包，走進去『道騰國際共享辦公空間』挑個喜歡的座位，坐下就能開始辦公了。

辦公桌、辦公椅，共享辦公室在設備上能為您省下更多的成本。

                                                                      Source來源:高雄道騰國際共享辦公空間

3. 機能性

傳統辦公室 (Traditional Office)

傳統辦公空間及工作氛圍著重於單一的文書作業工作而忽略了現行人們對於工作模式及空間的轉變，每天朝9晚6時間到就打卡下班，對於工作空間的創意及功能性均無講究，久而久之造成員工倦怠，甚至常常因缺乏某些機能空間而導致工作效率差。

共享辦公室 (Shared Office)

當你走進一間充滿創意及人情味的共享辦公室，你會發現每個人的座位都有各自的風格，有午睡抱枕的、有放家人小孩照片的等等，每個人都喜歡布置自己的小天地或者使用著不同功能性的空間作討論，互動將更加即時且隨時可以進行，同事間彼此都看的到、聽的到附近的同事目前的狀況，對新同事來說甚至更有利，因為你會更容易接觸到資深的同事，能夠學習的更快，開放式的共享辦公空間會因此而能夠提高生產力，例如：一位空間設計師需要一個創意的開放空間來輕鬆工作並獲取靈感、一位軟體工程師需要一個多功能性的討論空間來與其他工程師協同合作等等都可以在道騰國際共享辦公空間遇見。

在道騰國際共享辦公室內同時有獨立工作空間、共享工作空間、吧檯區、沙發區、討論區、多功能會議空間等等，並且室內空間設計風格變化多，你可以看到獨特的道騰風格- 融合工業風、極簡風、現代風等等，同時也撇除千篇一律的白色，顏色、家具、擺設都是特別設計過的，既符合辦公需求，又能兼顧到上班的心情和視覺的享受。

在一整天冗長的上班時間中要是遇到了卡關的工作，你還能夠換個座位，換個心情，重新再出發!相較於傳統辦公室，顯得更有人情味。

機能性項目 傳統辦公室(60p) 道騰國際共享辦公空間
多種會議空間(6,10,20人) Ｘ Ｖ
貴賓VIP接待室  X  V
秘書接待  V  V
咖啡廳 X  V
Bar檯區 X  V
休憩區 X  V
創意討論空間 X V
開放辦公區域 V V
獨立辦公區域 X V

Source From DT Space Team

4. 資源及獨特性

傳統辦公室 (Traditional Office)

每間企業都有想表達的企業文化及特色，但是往往由於有限的資金或設計裝潢上的專業度不足常常導致空間設計錯誤進而造成機能不符及企業獨特性無法有效表達出傳遞給員工，甚至在這個協同的時代，員工閉起門來自己做自己的事忽略了與外接資訊交流對接，這對企業的長期發展來說是相當致命且危險的，一家健全企業的員工必須要有合作協同概念，與異業合作增加創造更多可能性才能提升企業成功率。

共享辦公室 (Shared Office)

Nike創辦人Phil Knight曾說過一句經典名言：『二個90分且同心的人才可以擊敗一個100分但與公司不同心的人才』，在共享辦公空間有別於一般傳統辦公室更講求協同工作的發揮及精神，一個具有強大協同工作能力(社群力)的企業不僅能與 異業合作 創造出許多商機更有以下企業象徵：

  1. 企業具有危機意識
  2. 自我矯正能力
  3. 組織可以適應不斷變革及重組
  4. 不斷地調整產品結構及性能
  5. 能果斷取捨，淘汰劣存優
  6. 扁平化組織取代層層權利緊扣的腐敗組織文化

| 當組織於共同工作空間的環境下建立起強大的社群協作概念，同時不知不覺亦可建立起強大的組織執行力及紀律

  • 紀律一：知道首要目標 - 鎖定極重要目標
  • 紀律二：知道未達成此目標該做什麼 - 從領先指標下手
  • 紀律三：隨時掌握進度 - 設置醒目KPI
  • 紀律四：定期且經常性為成果當責 - 落實負責

有了社群力、執行力及紀律對企業長期發展是種正向循環，不可忽視這種可為企業帶來正向力的新工作模式！

資源及獨特性項目 傳統辦公室(60p) 道騰國際共享辦公空間
社群協作概念 Ｘ Ｖ
員工能力提升  X  V
企業品牌及文化展現  X  V
政府輔導資源 X  V
育成顧問服務 X  V
多元創意空間設計 X  V
高效率行政服務 X V
專案式組織管理 X V
市場聯結度 X V

Source From DT Space Team

5.風險承受性 

傳統辦公室 (Traditional Office)

不管是大公司或小公司，都會需要業務協助開發市場及銷售產品，假使每間公司因業務需求需於每個縣市設立分公司如果選擇傳統的辦公模式需要面臨以下幾點風險：

  1. 該城市之分公司沈重管銷及辦公室裝潢成本負擔（體面門面接待客戶）
  2. 隱形管理維護成本
  3. 市場景氣反轉，業績不如預期無法及時做組織架構性調整
  4. 客戶因為接待不周而流失(無軟性服務)
  5. 無法有效接地氣及了解當地市場情況
  6. 資源匱乏、陷入困境

Risk：High

共享辦公室 (Shared Office)

如果你選擇的是 道騰國際共享辦公空間，我們提供非常便利且適合在外縣市辦公的新興模式，道騰國際可同時提供許多國外及北中南地區據點服務，讓出門在外的業務就算到外地也可以使用道騰國際共享辦公的國外資源，甚至不用擔心負擔過多的額外開銷也可以有同樣舒適的空間辦公，道騰國際不僅僅只是提供 辦公室出租服務，我們更強調用心經營每一位客戶，為客戶帶來超過進駐空間的價值性：

  “我們不是僅在出租空間，

       而是我們相信可以幫助別人成長”

- Dao Teng Space

總結來說，其實不論是傳統辦公室、共享辦公室或商務中心都有它的優點以及缺點，每間公司也都有屬於自己獨特的文化、個性以及各方面的因素都要考慮進去，最終還是要看哪一類型的空間最能夠切合公司和員工的需要。

在找辦公室之前，記得先多多了解辦公室能夠提供的服務，或是直接向有興趣的 共享辦公空間或商務中心 預約參觀，大多數商務中心都會非常樂意接受參觀的，實地走訪也才能眼見為憑，面對面地和商務中心的工作夥伴對談，能夠獲得的資訊也會比在電話或電腦上來的多，才不會一不小心誤判，選錯了辦公室唷!

5大構面比較 傳統辦公室(60p) 道騰國際共享辦公空間
成本結構 中 優
便利性  弱 優
機能性  弱 優
資源及獨特性 弱 優
風險承受 弱 優

Source From DT Space Team

|延伸閱讀：找商務中心前必看，找尋優質商務中心的成功方程式！

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